Bawaslu Bali Dorong PPID Proaktif, Tak Sekadar Menunggu Permohonan Informasi

Karangasem, Bawaslu Bali – Pengelolaan informasi publik tidak cukup hanya dilakukan ketika masyarakat mengajukan permohonan informasi. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) harus aktif menyediakan, memperbarui, dan menyebarluaskan informasi yang dibutuhkan masyarakat.

Hal tersebut disampaikan Koordinator Divisi Hukum dan Penyelesaian Sengketa Bawaslu Provinsi Bali, Gede Sutrawan, saat memberikan arahan dalam Rapat Pengelolaan dan Pelayanan Data Informasi Publik Bawaslu Kabupaten Karangasem, Senin (28/9).

“PPID tidak hanya bekerja ketika terdapat permohonan informasi, tetapi juga harus bekerja sebelum adanya permohonan informasi, melalui penyediaan, pemutakhiran, dan penyebarluasan informasi secara proaktif,” kata Sutrawan.

Menurutnya, keterbukaan informasi perlu ditempatkan sebagai bagian dari penguatan kelembagaan. Untuk itu, PPID harus senantiasa siap menyediakan informasi yang dibutuhkan masyarakat melalui berbagai kanal yang tersedia.

Dalam pelaksanaannya, website PPID dapat menjadi sumber utama informasi kelembagaan, sedangkan media sosial berperan mendiseminasikan sekaligus memperluas jangkauan informasi kepada masyarakat.

“Sedikitnya permohonan informasi tidak serta-merta menunjukkan PPID tidak bekerja. Bisa jadi informasi yang dibutuhkan masyarakat telah tersedia dan dapat diperoleh melalui website maupun media sosial,” jelasnya.

Sejalan dengan itu, pelayanan informasi tidak harus selalu berlangsung melalui mekanisme yang formal. Sepanjang informasi yang diminta dapat diberikan sesuai ketentuan, pelayanan dapat dilakukan dalam bentuk soft file maupun hard file dengan menyesuaikan kebutuhan pemohon dan kondisi pelayanan.

Lebih jauh, kualitas pengelolaan PPID juga menjadi salah satu cerminan profesionalitas lembaga. Karena itu, evaluasi perlu dilakukan secara berkelanjutan untuk memastikan pelayanan yang diberikan telah sesuai dan mampu memenuhi kebutuhan masyarakat.

Perhatian yang sama perlu diberikan pada aspek aksesibilitas. Pelayanan yang ramah bagi penyandang disabilitas, misalnya, tidak hanya berkaitan dengan penyediaan fasilitas fisik, tetapi juga bagaimana informasi yang tersedia secara elektronik dapat diakses dan dipahami masyarakat dengan berbagai kondisi.

“Setiap kegiatan kelembagaan perlu didokumentasikan dengan baik karena dokumentasi merupakan bagian dari informasi, bahan pertanggungjawaban, sekaligus bukti pelaksanaan kegiatan,” tutur Sutrawan.

Selain penyediaan informasi, respons terhadap masyarakat juga menjadi bagian dari kualitas pelayanan publik. Karena itu, tanggung jawab keterbukaan informasi dan akuntabilitas tidak hanya berada pada petugas atau pengelola PPID, tetapi menjadi tanggung jawab seluruh jajaran lembaga.

Setiap pertanyaan yang disampaikan masyarakat melalui media sosial maupun kanal pelayanan lainnya perlu diterima dan direspons secara baik, santun, informatif, dan komunikatif. Apabila informasi yang dibutuhkan berada pada kewenangan unit lain, masyarakat tetap perlu dilayani melalui koordinasi internal sehingga kebutuhan informasi dapat ditindaklanjuti secara tepat.

Penguatan pelayanan tersebut kemudian dilengkapi dengan pemaparan dari Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karangasem. Perwakilan Diskominfo Karangasem, Danu Winartha, menjelaskan sejumlah praktik pelayanan informasi yang telah diterapkan, baik secara langsung maupun elektronik.

Dalam pelayanan secara langsung, masyarakat dapat mengakses front office Diskominfo Karangasem maupun menggunakan QR Code untuk memperoleh formulir permohonan informasi. Sementara secara daring, pelayanan didukung melalui website dan kanal komunikasi lainnya, termasuk WhatsApp.

Pada sisi penyebarluasan informasi, Diskominfo Karangasem memanfaatkan sejumlah platform media sosial, seperti TikTok, Facebook, dan Instagram secara terintegrasi. Pelayanan permohonan informasi juga telah didukung tanda tangan digital yang dapat digunakan melalui perangkat berbasis Android maupun iOS.

Selain melalui tulisan dan visual, informasi juga dapat dikemas dalam berbagai format, termasuk audio. Pemanfaatan beragam format tersebut menjadi salah satu upaya untuk memperluas akses masyarakat terhadap informasi publik.

Rapat yang berlangsung di Aula Widya Adhyasta Bawaslu Kabupaten Karangasem tersebut diikuti jajaran pimpinan dan sekretariat Bawaslu Kabupaten Karangasem, pengelola PPID, serta perwakilan Diskominfo Kabupaten Karangasem.