Wiratma Tekankan Pentingnya Arsip sebagai Aset Strategis Kelembagaan

Singaraja, Bawaslu Bali – Pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis menjadi salah satu fondasi penting dalam mewujudkan tata kelola kelembagaan yang akuntabel, transparan, dan profesional. Karena itu, Koordinator Divisi Sumber Daya Manusia, Organisasi dan Diklat Bawaslu Bali, I Nyoman Gede Putra Wiratma, mendorong seluruh jajaran Bawaslu untuk terus memperkuat pengelolaan serta penataan arsip sebagai bagian dari upaya menjaga memori kelembagaan dan mendukung efektivitas pelaksanaan tugas pengawasan.

Hal tersebut disampaikan Wiratma saat menghadiri Rapat Koordinasi Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan yang diselenggarakan Bawaslu Kabupaten Buleleng di Singaraja, Kamis (11/6).

Dalam arahannya, Wiratma menegaskan bahwa arsip bukan sekadar kumpulan dokumen administratif, melainkan aset penting yang memiliki nilai informasi dan pembuktian atas seluruh proses pelaksanaan tugas serta fungsi kelembagaan. Oleh sebab itu, pengelolaannya harus dilakukan secara tertib sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

“Arsip penting dan harus dikelola serta dijaga dengan baik. Kami mengapresiasi langkah Bawaslu Buleleng yang telah mulai menata dan mengklasifikasikan arsip antara arsip aktif dan arsip inaktif. Ini menjadi langkah awal yang baik dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih tertib dan sesuai ketentuan,” ujar Wiratma.

Menurutnya, keberhasilan suatu organisasi dalam mengelola arsip mencerminkan kualitas tata kelola kelembagaan yang dimiliki. Arsip yang terdokumentasi dengan baik tidak hanya memudahkan proses administrasi, tetapi juga menjadi sumber informasi strategis dalam mendukung pengambilan kebijakan serta kebutuhan pertanggungjawaban lembaga di masa mendatang.

Lebih lanjut, Wiratma mengingatkan pentingnya pengelolaan arsip secara berkelanjutan, termasuk terhadap arsip yang telah habis masa retensinya. Ia meminta agar arsip tersebut segera ditindaklanjuti melalui mekanisme pemusnahan sesuai prosedur dan regulasi kearsipan yang berlaku.

“Penataan arsip tidak berhenti pada penyimpanan semata. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan telah habis masa retensinya perlu diproses sesuai ketentuan agar pengelolaan arsip berjalan efektif serta mendukung efisiensi ruang penyimpanan,” tegasnya.

Sejalan dengan hal tersebut, Ketua Bawaslu Buleleng, I Kadek Carna Wirata, menyampaikan bahwa arsip merupakan objek vital yang memiliki nilai administrasi, hukum, maupun historis bagi lembaga. Karena itu, diperlukan pemahaman yang memadai agar pengelolaannya dapat dilakukan secara sistematis dan berkelanjutan.

Melalui rapat koordinasi tersebut, pihaknya berharap seluruh jajaran dapat meningkatkan kapasitas dalam pengelolaan arsip sesuai standar kearsipan yang berlaku. Sebagai bentuk komitmen terhadap penguatan tata kelola arsip, Bawaslu Buleleng juga telah menyiapkan ruang penyimpanan khusus untuk menjaga keamanan dan keberlanjutan dokumen kelembagaan.

“Melalui rapat koordinasi ini, kami ingin memperoleh pemahaman yang lebih mendalam terkait tata cara pengelolaan arsip yang baik sesuai standar kearsipan. Kami juga telah menyiapkan ruang penyimpanan arsip sebagai bentuk komitmen dalam menjaga dokumen-dokumen kelembagaan,” jelas Carna.

Penguatan pengelolaan arsip dalam kegiatan tersebut turut diperkuat oleh pemaparan teknis dari Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Buleleng. Dalam kesempatan itu, peserta diberikan pemahaman mengenai prinsip-prinsip dasar kearsipan, mulai dari identifikasi dokumen, klasifikasi arsip, hingga tata kelola penyimpanan yang sesuai dengan karakteristik masing-masing arsip.

Melalui sinergi antara Bawaslu dan instansi kearsipan daerah, diharapkan pengelolaan arsip di lingkungan Bawaslu semakin tertata, sehingga mampu mendukung terwujudnya tata kelola kelembagaan yang profesional, akuntabel, dan berorientasi pada pelayanan publik yang berkualitas.