Menjaga Rekam Jejak, Bawaslu Bali Perkuat Tata Kelola Arsip

Denpasar, Bawaslu Bali – Pengelolaan arsip memiliki peran penting dalam menjaga akuntabilitas dan kesinambungan administrasi sebuah lembaga. Lebih dari sekadar penyimpanan dokumen, arsip menjadi rekam jejak pelaksanaan tugas, dasar pertanggungjawaban, sekaligus sumber informasi kelembagaan yang harus dijaga keutuhan dan keabsahannya.

Ketua Bawaslu Provinsi Bali, I Putu Agus Tirta Suguna, menegaskan bahwa pengelolaan arsip merupakan tanggung jawab setiap unit kerja di lingkungan Bawaslu. Menurutnya, pengetahuan mengenai kearsipan tidak cukup hanya dipahami secara teori, tetapi harus diterapkan melalui penataan dokumen yang tertib, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan.

“Sebagai pencipta arsip, kita memiliki tanggung jawab untuk mengelola dan menjaga arsip yang telah dihasilkan dengan baik,” tegas Suguna dalam Rapat Pembinaan dan Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan di Kantor Sekretariat Bawaslu Provinsi Bali, Rabu (21/10/2026).

Suguna menjelaskan bahwa pembinaan tersebut merupakan tindak lanjut dari penguatan tata kelola kearsipan yang sebelumnya telah dilaksanakan di tingkat kabupaten/kota, termasuk melalui pertemuan bersama jajaran kearsipan Bawaslu RI. Ia menginginkan agar pembahasan kali ini dapat memperjelas berbagai persoalan yang belum sepenuhnya terjawab, sehingga pengetahuan yang diperoleh dapat diterapkan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari.

Sejalan dengan itu, Anggota Bawaslu Provinsi Bali, I Nyoman Gede Putra Wiratma, menyoroti pentingnya pembenahan sistem penyimpanan dan penataan arsip agar berbagai dokumen kelembagaan dapat ditemukan dengan mudah ketika diperlukan. Ia mengakui bahwa pengelolaan arsip sebelumnya belum sepenuhnya tertata dengan baik, salah satunya dipengaruhi oleh kondisi kantor Bawaslu yang sempat berpindah-pindah.

“Arsip memiliki peranan yang sangat penting dalam mendukung pelaksanaan tugas di Bawaslu. Karena itu, pengelolaannya harus semakin tertib dan sistematis agar dokumen yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah serta dimanfaatkan secara optimal,” ungkap Wiratma.

Lebih lanjut, Wiratma memandang bahwa pembenahan tersebut perlu diikuti dengan peningkatan pemahaman dan kemampuan aparatur dalam mengelola arsip. Penataan dokumen secara sistematis diperlukan untuk mendukung kelancaran pekerjaan, menjaga kesinambungan administrasi, serta memastikan informasi kelembagaan tetap dapat ditelusuri meskipun terjadi pergantian personel maupun perubahan organisasi kerja.

Sementara itu, narasumber dari Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Bali, Ni Wayan Rasmini, menekankan bahwa pengelolaan arsip harus memperhatikan keautentikan, keabsahan, dan keutuhan dokumen. Ia mengingatkan bahwa dokumen yang tidak dilengkapi pengesahan sebagaimana mestinya dapat menimbulkan persoalan dalam proses pertanggungjawaban, sehingga setiap unit kerja perlu memahami tanggung jawabnya sejak dokumen dibuat hingga disimpan.

Rasmini juga menjelaskan pentingnya pembagian tugas yang jelas antara unit pengolah dan unit kearsipan. Menurutnya, pengelolaan arsip membutuhkan sistem yang terorganisasi, mulai dari pencatatan surat, penyimpanan dokumen aktif, hingga penanganan arsip yang telah memasuki masa retensi. Pengaturan tersebut diperlukan agar keberadaan dan status dokumen dapat ditelusuri secara jelas sesuai dengan kebutuhan administrasi maupun ketentuan kearsipan.

Dalam kesempatan yang sama, Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Bali, Ida Bagus Putu Adinatha, mengakui bahwa pengelolaan kearsipan masih menyisakan sejumlah pekerjaan rumah. Meskipun monitoring dan evaluasi telah dilakukan, ia menilai perhatian terhadap kearsipan belum sepenuhnya menjadi prioritas dalam pengelolaan kelembagaan. Karena itu, pembenahan perlu terus diupayakan dengan mempertimbangkan kemampuan serta ketentuan yang berlaku.

Persoalan pengelolaan dokumen juga mengemuka dalam diskusi bersama jajaran Bawaslu kabupaten/kota se-Bali, terutama mengenai keterbatasan sarana penyimpanan, pembagian tanggung jawab pengelola arsip, serta mekanisme penilaian dan pemusnahan dokumen. Menanggapi hal tersebut, Rasmini mengingatkan bahwa pemusnahan arsip tidak dapat dilakukan secara sembarangan, melainkan harus melalui tahapan penilaian dan rekomendasi sesuai ketentuan, mengingat tidak semua dokumen yang telah melewati masa penyimpanan dapat langsung dimusnahkan.