Perkuat Mitigasi Sengketa dan Akuntabilitas Lembaga, Bawaslu Bali Lakukan Restrukturisasi Pengelolaan Kearsipan

Denpasar, Bawaslu Bali – Bawaslu Provinsi Bali menggelar Rapat Koordinasi Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan secara daring melalui Zoom Meeting pada Selasa (13/10/2026). Langkah strategis ini diambil sebagai bentuk konsolidasi kelembagaan dalam menata administrasi dan memitigasi potensi risiko hukum Pasca-Pemilu/Pemilihan, sekaligus menyongsong kesiapan pelaksanaan tahapan Pemilu 2029.

Rapat koordinasi yang dipimpin langsung oleh Ketua Bawaslu Provinsi Bali, I Putu Agus Tirta Suguna, ini menghadirkan Narasumber Arsiparis Ahli Pertama Bawaslu RI, Irfa Ulwan, serta dihadiri oleh Anggota Bawaslu Bali, Kepala Sekretariat, Kepala Bagian, hingga Koordinator Divisi, Kepala Sekretariat/Korsek, Kasubbag Administrasi, dan pengelola kearsipan Bawaslu Kabupaten/Kota se-Bali.

Ketua Bawaslu Provinsi Bali, I Putu Agus Tirta Suguna, menegaskan bahwa penataan arsip bukan sekadar urusan penumpukan dokumen formal, melainkan bagian dari kesiapsiagaan menghadapi dinamika penyelenggaraan pemilu masa depan.

"Keberadaan Bawaslu Kabupaten/Kota yang tergolong baru memerlukan perlakuan kearsipan yang sistematis. Rekam jejak pengawasan dan administrasi dari tahapan-tahapan sebelumnya harus segera ditata, dipilah, dan diselesaikan agar akuntabilitas lembaga tetap terjaga saat menyongsong tahapan Pemilu 2029," ujar Suguna.

Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Bali, Ida Bagus Putu Adinatha, menyoroti fungsi protektif arsip dalam menghadapi gugatan dan sengketa hukum. Beliau mencontohkan bahwa dinamika persidangan di lembaga penyelenggara pemilu menunjukkan betapa krusialnya keberadaan fisik maupun otentisitas arsip pencalonan dan pengawasan.

"Kondisi sarana-prasarana Bawaslu di daerah, seperti status gedung kantor yang masih pinjam pakai, tidak boleh menjadi penghambat dalam menjaga integritas data. Pengelolaan arsip secara profesional, inklusif, dan tertata saat perpindahan kantor adalah kunci agar data kerja kelembagaan tetap aman dan dapat dipertanggungjawabkan," tegas Adinatha.

Komitmen senada disampaikan pimpinan Bawaslu Bali lainnya. Kordiv Pencegahan, Partisipasi Masyarakat dan Humas, Ketut Ariyani, menekankan pentingnya pengkodean arsip sejak dini demi menjaga mutu administrasi. Kordiv Penanganang Pelanggaran dan Datin, I Wayan Wirka, mendorong akselerasi digitalisasi agar dokumen elektronik siap dijadikan alat bukti (fast retrieval). Sementara Kordiv Sumber Daya Manusia, Organisasi dan Diklat I Nyoman Gede Putra Wiratma, menegaskan keteraturan tata naskah dinas sebagai kunci efektivitas organisasi, seraya menunjuk Bawaslu Badung sebagai role model.

Memasuki sesi materi, Arsiparis Ahli Pertama Bawaslu RI, Irfa Ulwan, memaparkan empat instrumen baku Pengelolaan Arsip Dinamis sesuai UU No. 43/2009: Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Sistem Akses, dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Irfa mengingatkan pentingnya kerapian arsip untuk menghadapi pemeriksaan BPK, DKPP, atau persidangan. Terkait arsip ad hoc yang lama atau rusak, ia merekomendasikan pemilahan terstruktur hingga pengajuan pemusnahan resmi ke ANRI.

Pada sesi diskusi, dirumuskan sejumlah solusi atas kendala kearsipan daerah. Untuk keterbatasan sarana, alih media diprioritaskan pada dokumen vital dengan mengacu pada best practice Bawaslu Sleman. Selain itu, pencatatan berkas SPJ keuangan diwajibkan langsung saat kegiatan selesai, sedangkan dokumen rusak tetap didata secara objektif sebagai syarat sah pengajuan pemusnahan.

Melalui rapat koordinasi ini, Bawaslu Provinsi Bali mempertegas komitmennya untuk mentransformasi kearsipan dari sekadar fungsi administratif formal menjadi instrumen perlindungan hukum serta sarana perwujudan tata kelola pemerintahan yang transparan dan akuntabel.