Sutrawan: Arsip dan Tata Naskah Kunci Tertib Administrasi Pengawasan Pemilihan

Tabanan, Bawaslu Bali – Anggota Bawaslu Provinsi Bali, I Gede Sutrawan, menekankan pentingnya pengelolaan arsip dan tata naskah kedinasan dalam melaksanakan tugas pengawasan pemilihan. Hal tersebut disampaikan dalam kegiatan "Pelatihan Tata Naskah dan Kearsipan serta Kehumasan" yang diadakan oleh Bawaslu Tabanan pada Kamis (1/7). Kegiatan ini dihadiri oleh Ketua Panwaslu Kecamatan dan Koordinator Sekretariat Panwaslu Kecamatan se-Kabupaten Tabanan.
Sutrawan menggarisbawahi bahwa dokumen kerja yang beragam harus dipilah dan dirapikan sesuai jenisnya untuk menjaga tertib administrasi. “Kumpulan rekaman administrasi, yang kita sebut arsip, harus dikelola sesuai standar yang telah ditetapkan. Arsip dibagi menjadi beberapa jenis, seperti arsip dinamis, vital, statis, terjaga, dan umum, sebagaimana diatur dalam Peraturan Bawaslu Nomor 13 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Kedinasan,” jelas Sutrawan.
Ia juga menekankan bahwa pengelolaan arsip yang teratur memudahkan penelusuran data saat diperlukan, baik untuk keperluan audit maupun persidangan. "Arsip yang teratur dan sesuai standar juga mendukung transparansi dan akuntabilitas Bawaslu. Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya menjaga keberlanjutan operasional, tetapi juga melindungi bukti-bukti penting yang mungkin diperlukan dalam proses hukum atau evaluasi kinerja," tambah Sutrawan.
Di sisi lain, Ketua Bawaslu Kabupaten Tabanan mengungkapkan bahwa pengelolaan tata naskah dan kearsipan, terutama yang terkait dengan data pengawasan, telah dilaksanakan oleh Bawaslu Kabupaten Tabanan dan jajarannya. Ia menjelaskan bahwa arsip yang dikelola mencakup arsip substantif, seperti hasil pengawasan dan rekomendasi, serta arsip fasilitatif, seperti dokumen kinerja dan RPJP.
Jerry Sumampow, penggiat pemilu yang turut hadir sebagai narasumber, menyoroti peran penting humas Bawaslu dalam penyebaran informasi. “Sebagai penyelenggara pemilu/pemilihan, Bawaslu harus mengoptimalkan media sosial dan berita. Humas Bawaslu Kabupaten Tabanan perlu memastikan transparansi dalam publikasi, baik di berita maupun di situs resmi,” tegas Jerry. Ia juga menekankan bahwa pengelolaan informasi di media sosial harus dilakukan secara konsisten untuk memberikan informasi yang akurat kepada publik.
Menutup kegiatan, Anggota Bawaslu Kabupaten Tabanan, Ni Putu Ayu Winariati, S.P., menekankan pentingnya pengawasan yang teliti dalam tahapan Pleno Daftar Pemilih Hasil Perbaikan (DPHP). "Pengawas kecamatan harus melakukan monitoring untuk memastikan pengawas kelurahan/desa menjalankan tugas dengan optimal, sehingga tidak terjadi masalah saat pleno di tingkat kecamatan maupun kabupaten," tutup Wina.